01Ruang lingkup dan pihak yang bertanggung jawab
Kebijakan ini mencakup situs publik, fitur akun dan pesanan terkait apabila tersedia, portal pelacakan proyek klien, serta komunikasi digital terkait layanan VERALEX. VERALEX menyediakan konsultasi pendirian usaha, perizinan, kekayaan intelektual, keimigrasian, dan layanan terkait di Indonesia.
VERALEX CONSULTING mengelola situs ini dan menentukan tujuan pemrosesan data pribadi yang dijelaskan di sini. Anda dapat menghubungi VERALEX melalui kanal di bawah. Jika pihak lain menentukan sendiri tujuan dan cara pemrosesan data, kebijakan privasi pihak tersebut juga dapat berlaku.
02Data pribadi yang dapat kami kelola
Bergantung pada interaksi Anda, catatan situs dan portal dapat mencakup nama, email, nomor telepon, pengenal akun Google dan data profil dasar yang diberikan melalui autentikasi, data kontak klien atau usaha, judul dan jenis layanan proyek, status, tahapan kerja, PIC, pembaruan yang terlihat oleh klien, waktu aktivitas, serta log teknis atau keamanan. Tidak semua kategori dikumpulkan dari setiap orang.
Konsultasi dan pekerjaan layanan di luar portal pelacakan dapat melibatkan korespondensi, informasi usaha, serta dokumen pendukung sesuai layanan yang disepakati. Fitur akun atau pesanan lama, jika digunakan, dapat menyimpan detail pesanan, catatan transaksi, atau rujukan bukti pembayaran. Portal pelacakan saat ini tidak menyediakan unggah dokumen identitas klien.
03Sumber data
Informasi dapat berasal dari Anda atau wakil Anda melalui WhatsApp, email, konsultasi, dan kanal lain yang disepakati; dari Google ketika Anda masuk; dari administrator yang membuat atau memperbarui proyek; dari aktivitas akun yang sah; atau dari operasi situs dan keamanan yang diperlukan. Informasi dari kanal usaha eksternal dikelola sesuai konteks layanan terkait.
04Tujuan pemrosesan
Kami dapat menggunakan data yang relevan untuk menjawab pertanyaan, menilai dan melaksanakan layanan yang disepakati, membuat serta mengelola proyek, menunjuk PIC, mengatur akses portal, menampilkan progres, mengirim informasi layanan atau keamanan, menangani keluhan, menyimpan catatan, mencegah penyalahgunaan, serta memenuhi kewajiban hukum yang berlaku. Data transaksi dapat diproses jika proses pesanan atau pembayaran benar-benar digunakan.
Tag pengukuran atau pemasaran yang bersifat pilihan, apabila dikonfigurasi, dipisahkan dari pemrosesan yang diperlukan untuk menyediakan layanan. Persetujuan pemasaran pilihan bukan syarat untuk memakai portal.
05Dasar pemrosesan yang berlaku
Dasar pemrosesan bergantung pada tujuan dan keadaan. Dasarnya dapat berupa langkah atas permintaan Anda sebelum perjanjian atau pelaksanaan perjanjian, pemenuhan kewajiban hukum, dasar lain yang diizinkan hukum pelindungan data pribadi Indonesia, atau persetujuan yang sah ketika diperlukan. Permintaan persetujuan akan menyebutkan tujuannya; kebijakan ini tidak menganggap semua kegiatan layanan selalu berdasarkan persetujuan.
06Masuk dengan Google
Klien dapat masuk menggunakan Google melalui layanan autentikasi portal. Aplikasi dapat menerima pengenal pengguna yang terhubung dengan Google serta informasi akun dasar seperti nama, email, atau foto profil jika disediakan. VERALEX tidak menerima kata sandi Google Anda melalui alur ini. Google memproses autentikasi berdasarkan ketentuan dan informasi privasinya sendiri.
07Tautan akses proyek
Setelah administrator membuat proyek, VERALEX dapat mengirim tautan akses yang memiliki masa berlaku melalui WhatsApp atau kanal lain yang disepakati. Tautan tersebut bersifat rahasia: tautan yang masih berlaku dan belum diklaim dapat diklaim oleh akun klien pertama yang memenuhi syarat, telah masuk dengan Google, dan berhasil menggunakannya. Meneruskan tautan yang belum diklaim dapat memberi akses kepada orang yang salah. Masuk dengan Google saja tidak membuktikan identitas seseorang di dunia nyata.
Setelah diklaim, akses berikutnya terhubung dengan akun yang mengklaim proyek. Segera hubungi VERALEX jika tautan tersebar atau diklaim secara keliru. Administrator dapat mencabut akses dan menerbitkan tautan pengganti sesuai prosedur operasional.
08Catatan pelacakan proyek
Klien yang berwenang dapat melihat judul proyek, layanan, status, tahap saat ini dan tahap yang selesai, tahap berikutnya, PIC, tanggal terkait, serta pembaruan yang ditujukan kepada klien. Tim VERALEX mengelola status proyek dan dapat mengakses tugas, catatan, serta riwayat audit internal yang tidak ditampilkan kepada klien. Akses klien dibatasi pada proyek yang telah diberi akses. Portal ini adalah layanan pemantauan VERALEX, bukan sistem pemerintah Indonesia.
09Dokumen dan informasi sensitif
Portal pelacakan proyek tidak menyediakan unggah atau unduh dokumen klien. Namun, dokumen atau data pribadi sensitif mungkin diminta dan dikelola melalui kanal konsultasi atau layanan di luar portal jika relevan dengan layanan yang disepakati. Gunakan kanal yang ditetapkan tim VERALEX dan hindari menuliskan nomor identitas atau isi dokumen pada pesan umum atau catatan proyek.
11Penyedia layanan dan pengungkapan data
Situs dan portal menggunakan Supabase untuk autentikasi dan data aplikasi, Google untuk masuk dengan Google, serta tautan WhatsApp/Meta untuk komunikasi. Situs dihosting melalui Vercel. Kontainer Google Tag Manager dapat diaktifkan untuk tag analitik atau pemasaran pilihan. Penyedia dapat memproses informasi terbatas sesuai keperluan layanannya berdasarkan ketentuan dan pengaturan masing-masing.
Informasi juga dapat dibagikan kepada instansi, penasihat, atau mitra layanan jika diperlukan bagi layanan yang disepakati atau diwajibkan hukum, sesuai konteksnya. Belum ada gerbang pembayaran yang dikonfigurasi untuk layanan prioritas pada portal pelacakan; informasi penyedia akan dicantumkan jika kelak diaktifkan.
12Pemrosesan lintas negara
Penggunaan penyedia hosting, autentikasi, pesan, atau pengukuran dapat melibatkan pemrosesan di luar Indonesia. Apabila terjadi transfer data lintas negara, ketentuan pelindungan data pribadi Indonesia yang berlaku tetap berlaku. Anda dapat menghubungi VERALEX untuk menanyakan informasi terkait data Anda.
13Keamanan dan pengendalian akses
Portal memakai proses masuk, pemeriksaan peran dan akses proyek, tautan klaim yang memiliki masa berlaku, pencabutan akses, serta pencatatan tindakan administrator yang penting. Akses dibatasi berdasarkan peran dan hubungan dengan proyek yang diterapkan. Tidak ada sistem daring yang dapat menjamin keamanan sepenuhnya; jangan membagikan kredensial akun atau tautan proyek yang belum diklaim.
14Masa penyimpanan
Data disimpan selama diperlukan untuk layanan, pencatatan, sengketa, dan kewajiban hukum yang berlaku. Lamanya penyimpanan dapat berbeda menurut kategori data dan keadaan layanan. Penutupan proyek tidak selalu berarti catatan dapat langsung dihapus. Anda dapat menanyakan catatan tertentu kepada VERALEX melalui kanal kontak di bawah.
15Hak Anda atas data pribadi
Sesuai hukum Indonesia yang berlaku dan pengecualian yang sah, Anda dapat meminta informasi tentang pemrosesan, akses atau salinan data, perbaikan data, serta tindakan lain yang berlaku termasuk menarik persetujuan jika pemrosesan didasarkan pada persetujuan. Permintaan tertentu dapat dibatasi kewajiban penyimpanan menurut hukum atau hak pihak lain.
Gunakan kontak di bawah dan jelaskan akun atau layanan terkait. VERALEX mungkin perlu memverifikasi identitas Anda sebelum menindaklanjuti permintaan. Anda dapat memakai kanal kontak di bawah untuk mengajukan permintaan data atau pertanyaan.
16Dugaan insiden keamanan
Jika Anda menduga ada akses akun atau proyek tanpa izin, tautan tersebar, atau insiden data, segera hubungi VERALEX melalui kanal di bawah. VERALEX wajib menilai insiden dan memberikan pemberitahuan yang diwajibkan hukum yang berlaku. Sampaikan informasi secukupnya agar akun atau proyek terkait dapat dikenali, tanpa mengirim dokumen identitas melalui portal.
17Anak dan kelayakan layanan
Layanan yang dijelaskan terutama ditujukan bagi klien usaha dan orang yang bertindak untuk mereka. Jika data anak relevan untuk layanan tertentu, pengelolaannya harus dinilai menurut aturan yang berlaku dan keadaan khususnya. Kebijakan ini tidak menetapkan batas usia minimum yang belum diverifikasi bagi seluruh pengunjung situs.
18Perubahan kebijakan
VERALEX dapat memperbarui kebijakan ini jika layanan, teknologi, atau persyaratan hukum berubah. Perubahan penting sepatutnya diberitahukan melalui kanal yang sesuai. Tanggal pembaruan di atas akan disesuaikan saat kebijakan ini direvisi.
19Kontak
Hubungi VERALEX melalui admin@veralexconsulting.com atau WhatsApp +62 812 1947 6385. Untuk permintaan data atau masalah akses, berikan hanya informasi yang diperlukan untuk menjelaskan masalah; jangan mengirim dokumen identitas melalui portal pelacakan.